Ewidencja energii elektrycznej w formie elektronicznej

Od dnia 1 lutego 2024 roku wszedł w życie obowiązek elektronicznego prowadzenia ewidencji akcyzowych. Do tego czasu ewidencje można prowadzić w obu formach – papierowo i elektronicznie.

UWAGA!
Poniższy artykuł nie stanowi doradztwa w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o podatku akcyzowym.

Ewidencja energii elektrycznej w formie papierowej

Prowadzenie ewidencji w formie papierowej wiązało się z dodatkowymi obowiązkami dla firmy. Jak czytamy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 lutego 2009 r. w sprawie ewidencji energii elektrycznej: „przed rozpoczęciem jej wypełniania, karty ewidencji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane, parafowane i opatrzone pieczęcią podmiotu obowiązanego do prowadzenia ewidencji. Właściwy naczelnik urzędu celnego opatruje przeszycie plombą, a na ostatniej stronie ewidencji wpisuje liczbę jej stron.”.

Dalej z rozporządzenia wynika m.in., że wpisy powinny być dokonywane w sposób trwały i wyraźny. „Zmian i poprawek w ewidencji dokonuje się w taki sposób, aby przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny. Każdą zmianę lub poprawkę należy potwierdzić podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty ich wprowadzenia, a w razie potrzeby opisać również w rubryce „uwagi”.”

Wpisy dokonywane są w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego ewidencja dotyczy i muszą one być uzupełnione z dokładnością do 0,001 MWh.

Ewidencja powinna być przechowywana do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została sporządzona.

Zmiany w sposobie prowadzenia ewidencji energii elektrycznej

W ostatnich latach pojawiło się kilka rozporządzeń zmieniających obowiązujące dotychczas przepisy. Najważniejszą zmianą jest fakt, że od 1 lutego 2024 roku nie ma już możliwości prowadzenia ewidencji energii elektrycznej w sposób papierowy. Początkowo datą graniczną miał być 1 stycznia 2022 roku, ale firmy dostały dodatkowe 25 miesięcy na przygotowanie się do zmian.

Wydawało się, że łatwo można dostosować się do nowych wymogów wykorzystując do tego celu powszechne narzędzie, jakim jest Microsoft Office. Firmy zaczęły więc prowadzić ewidencję w formie prostej tabeli w Excelu.

Niestety to nie wystarczy. Podatnicy nie mogą prowadzić ewidencji energii elektrycznej w formie arkusza kalkulacyjnego Excel. Dlaczego? Wprost nie jest to nigdzie zapisane, jednak wynika z wymagań nałożonych przez rozporządzenie w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy.

Co dokładnie mówi rozporządzenie?

Do prowadzenia dokumentacji może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Dokumentacja jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym wpisów, raportów i zestawień

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Podmiot prowadzący dokumentację przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

[§ 7 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1150)]

Jak wynika z powyższego – Excel nie spełnia wymagań nakładanych na program komputerowy wykorzystywany do prowadzenie ewidencji. To zresztą potwierdziliśmy kilkukrotnie na infolinii informacji podatkowej i celnej.

Elektroniczna ewidencja energii elektrycznej

Co zatem powinna zrobić firma, która produkuje i odsprzedaje część wytworzonej przez siebie energii?

Znaleźliśmy w Internecie kilka firm oferujących programy do ewidencji energii. Przykładowo wdrożenie jednego z nich kosztuje 8.000 zł plus miesięczny abonament 500 zł.

Oczywiście, jeżeli Twoja firma zajmuje się sprzedażą różnych produktów akcyzowych – warto zainwestować w dobry program, który znacząco ułatwi pracę i uczyni zadość wymogom nakładanym przez nasze prawo.

Jeżeli jednak jedynym produktem akcyzowym Twojej firmy jest energia elektryczna wyprodukowana przez panele fotowoltaiczne – mamy dla Ciebie proste i tanie rozwiązanie.

Skorzystaj z aplikacji, w której:

• wpiszesz wyprodukowaną, odsprzedaną do sieci i zużytą na własne potrzeby ilość energii,
• automatycznie wygenerujesz miesięczne lub kwartalne podsumowanie,
• automatycznie wygenerujesz miesięczną deklaracją AKC-4 i kwartalną deklarację AKC-KZ w formacie xml – potem wystarczy ją tylko zaimportować w PUESC i podpisać,
• automatycznie sporządzisz dowolne zestawienie wprowadzonych wcześniej danych na potrzeby ewentualnej kontroli.

Nasza aplikacja do ewidencji energii spełnia wszystkie wymogi nałożone przez Ustawę o podatku akcyzowym oraz rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy. Zgodność z prawem została potwierdzona przez Kancelarię Prawną RPMS Staniszewski & Wspólnicy.

Udostępniamy ją w formie subskrypcji, a jej koszt jest naprawdę niewielki. Nie będziesz już chciał tracić czasu na ręczne sporządzanie deklaracji akcyzowej.

Sprawdź cennik aplikacji do elektronicznej ewidencji energii elektrycznej.

Jakie jeszcze obowiązki dotyczą Cię w związku z produkowaniem energii w Twojej firmie? Przeczytaj w naszym artykule Fotowoltaika w firmie obowiązki.